临沂大学国际会议申办程序及注意事项

为规范举办国际学术会议的申报程序，提高会议的质量及效益，根据上级有关文件规定，各部门、学院举办国际学术会议申办手续及有关注意事项如下：

    一、申报原则

    1、举办国际学术会议，需有利于促进学校的对外交流与合作及自身学科的发展，提高学校的教学和科研水平，扩大学校的国际影响力。

    2、各单位如需举办或承办国际学术会议，须首先经学校相关职能部门研究并报学校批准。

    3、国际交流与合作处负责国际会议的行文并报上级主管部门审批。

    二、申请举办国际会议流程

    1、拟举办或承办国际学术会议的单位，请于每年9月初预报下一年度拟申办的国际会议，并填写《临沂大学拟举办（含承办、合办等）国际会议计划表》，报国际交流与合作处。

    2、所有申报的国际会议计划汇总审核后由国际交流与合作处报上级主管部门。

    3、上级部门初审通过后，填写完整的《临沂大学举办国际会议申报表》，于对外承诺或宣布开会前5-6个月送交国际交流与合作处，详细材料一同提交。

    三、会议筹备

    1、申办单位收到会议批复后，及时向出席会议的境外代表发正式邀请函，国际交流与合作处按规定协助办理与会人员来华手续。

    2、申办单位负责落实经费来源、会场及会议所需设施；认真做好会前的各项准备工作，确保会议的顺利召开和预期效果。

    四、会议总结

    1、会后一个月内，会议申办单位将国际学术会议总结，包括文字资料、重要照片、录音录像、论文集等资料一并报国际交流与合作处。

    2、《邀请国外代表名单》需与总结一起附上。

    五、注意事项

    1、未经批准，任何部门和单位不得擅自筹备或对外承诺举办国际学术会议，不得向与会代表发出邀请。

    2、申办单位对与会代表提交的论文要认真审查，对有政治性错误内容的论文，应及时要求改正或取消论文在会议上发表。

    3、申办单位要坚持内外有别的原则，严格遵守保密制度。涉及敏感或不明事宜应及时与相关部门联系，不随意对外表态。

    六、其他

    1、本办法同样适用于双边及两岸的学术会议。

    2、本办法由国际交流合作处负责解释。